Getting Things Done: het boek van David Allen

Ingediend door Dirk Hornstra op 23-jul-2024 20:06

Op 20 en 21 juni 2024 was The Next Web Conference op het NDSM terrein in Amsterdam. Ik was erbij (link), één van de presentaties zou gegeven worden door David Allen en zou gaan over "Getting Things Done with Others". Hij is ook de schrijver van "Getting Things Done'. Na de tijd zou hij signeren. Ik had beide boeken nog niet, dus die had ik van tevoren aangeschaft, maar op 20 juni verdween zijn naam uit de app. Deze kwam 21 juni nog even terug, maar ook toen verdween zijn naam uit de app. Dat was jammer, want hij zou ook boeken signeren en als je een boek hebt met de krabbel van de echte "mr Getting Things Done", dat is toch wel supercool.

Op 12 juli zou hij nog in de ABC webshop in Amsterdam komen, maar om daar nu alleen voor heen-en-weer te rijden, dat vond ik dan ook weer teveel moeite.

Ik ben nu begonnen met het boek "Getting Things Done" te lezen en het belangrijkste punt daarvan is dat "wij" allemaal heel veel dingen in ons eigen brein hebben met "dit moeten we nog doen", "dat moeten we nog doen", "en dit nog". En zolang je dat niet ergens noteert hou je de geestelijke druk. Dat zorgt waarschijnlijk ook dat mensen een "burn-out" of "overspannen" zijn, ze hebben het misschien wel druk, maar niet "te druk", maar de geestelijke druk van "al die dingen die je nog moet doen", dat kan verlammend werken. Uiteindelijk zie je er zo tegenop dat je niets doet. En dan wordt die druk alleen maar groter, want er komen alleen maar dingen bij.

Bij veel zaken lees je niet de instructies of de handleiding en ga je meteen aan de slag, met een "fysiek boek" pak je het boek erbij en begin je te lezen. Als het 32 graden in je computerhok is, kun je ook wel de tijd nemen om op vrijdagavond buiten verder te lezen in dit boek. En hopelijk met al die tips en uitleg het voor elkaar te krijgen dat ik ook zelf weer wat rustiger wordt. Want ook ik voel de druk. En ja, ik weet dat het niet zelf goed bijhouden van mijn acties dat veroorzaakt.

Ik zal later wel een samenvatting van het boek delen (ik heb het boek inmiddels uit), maar laat ik hier alvast even delen waar ik tegenaan loop. Misschien denk je: "maar dat heb ik ook". Dan heb jij misschien ook wat aan dit boek.

Volle mailboxen

Ik heb meerdere e-mailadressen. Je Postvak In zou leeg moeten zijn, of een paar zaken bevatten die je kunt filteren: kan ie weg (trash), kan ik binnen 2 minuten fixen (do!) of is het iets anders? En in dat geval, is het een actie voor later, is het referentiemateriaal, is het iets waar een andere eerst actie moet ondernemen? Onderneem de bijbehorende actie zodat je Postvak In daarna weer leeg is. Naast het feit dat mijn mailboxen duizenden mails bevatten in Postvak In (nadeel van "unlimited space"), staan er ook zaken waar ik wat mee moet doen, bijvoorbeeld binnen een half jaar opnieuw een certificeringstraject doorlopen. Dat zit nu "ergens in mijn hoofd", maar daar moet ik iets concreets mee doen.

Andere acties in je hoofd

Eind september ga ik naar een concert van Frog Leap in Eindhoven. Daar ga ik niet heen-en-weer rijden, dus ik moet nog een hotel boeken. Die actie moet ik ergens inplannen (in mijn agenda/ergens anders), zodat ik het niet ergens in mijn achterhoofd hoef te houden. Ik ben bezig geweest met een Wordpress plug-in om auto's op een site in te laden. Maar later zag ik dat dezelfde advertenties continu dubbel, driedubbel, vierdubbel aangemaakt worden. Dat moet gefixt worden, omdat het nu "concepten" zijn zie je het niet op de site, maar het maakt onoverzichtelijk welke advertenties wel nieuw zijn. Hier "moet ik nog mee aan de slag", maar dat moet je dus "ergens op een lijst" zetten en verder verwerken zodat je er niet meer over na hoeft te denken.

Referentiemateriaal

In tijdschriften en andere bladen zie ik advertenties/tests van bepaalde producten. Die zaken wil ik delen via mijn affiliate-site. Maar daar moet ik nog eerst wat zaken fixen. Dus die tijdschriften en andere briefjes "slingeren" hier allemaal rond. Kan ik dat nog ergens opbergen? Nu loop je elke dag tegen die spullen aan, denk je: oh ja, dat "moet ook nog een keer" en heb je alweer een gevoel van druk.

Verstoren van je tijd door anderen

We zijn bezig met zaken te testen, dus ik zou deze week met bepaalde zaken aan de slag. Tot de hostingpartner met hun "onderhoud" zaken kapot maakte en daar eerst de focus kwam te liggen. Zaken met betrekking tot een database waar een collega mij bij nodig heeft. Zaken met deployen waarbij een collega "een kwartiertje overleg" nodig heeft. Een fout op een website waar een collega niet uitkomt en ik in ga duiken. Het moge duidelijk zijn, de zaken waar ik "eigenlijk mee bezig moest/zou", daar heb ik bitter weinig tijd voor gekregen. Dus denk je eerst dat je zaken "in je hoofd kunt plannen, omdat het toch deze week klaar zou moeten zijn", hierbij blijkt maar weer dat je het toch ergens moet vastleggen. Want straks denk je "volgens mij was er nog iets... maar wat was het ook alweer?".

Gebruik je agenda niet als takenlijst

Dit is wel een goede tip van David. Ik deed dat ook wel, voor de komende weken aangeven bij dagen wat ik zou willen doen. Maar vaak kom je niet aan alles toe en blijven zaken dus open/schuiven. De agenda is bedoeld voor echte tijd-/datumgerelateerde zaken, dus zaken waar een deadline aan zit en je expliciet wat mee wilt en moet doen.

Checklists

David geeft aan dat het goed is om voor bepaalde zaken checklists te maken. Zoiets had ik al gedaan voordat ik het boek gelezen had, zo heb ik een lijst met zaken die mee moeten als ik op vakantie ga (de koffer, powerbank, toilettas, etc.).

 

In 2015 hebben we bij TRES een cursus time-management van André Tolsma gehad. Dus veel zaken die genoemd worden, komen me niet onbekend voor. Maar ik ben wel blij dat ik het boek gekocht en gelezen heb. Want het geeft me handvaten om nu serieus wat aan mijn problemen te doen. De eerste stap zal het punt zijn waarop ik in een aantal dagen (of zou het toch weken worden?) alles ga verzamelen wat in mijn "Inbox" hoort en dat vervolgens onderverdelen naar de bijbehorende "hokjes" zodat ik weer eens wat rust in mijn hoofd krijg. Ik heb al in gedachten welke tool ik wil gaan gebruiken (toen ik nog de webmaster van wergea.com was heb ik eens een eigen Mantis-omgeving opgezet om eigen tickets in bij te houden), ik ga kijken of ik dat zo kan inrichten zoals in het boek besproken wordt. To be continued :)