Microsoft heeft nogal wat Fundamental certificeringen laten vervallen (met pensioen gestuurd), omdat de focus meer op AI komt te liggen. Daardoor hoef ik "er nu nog maar 1", namelijk de AB-900. Ik had al een start gemaakt, toen was het weer even blijven liggen (te druk met andere zaken), maar door de studie-ochtend bij TRES een flinke slag geslagen en daardoor ook de motivatie gevonden om "het nu af te maken!".
Explore Microsoft 365 Copilot and agent administration
Deze module bestaat uit 3 onderdelen.
"Explore Microsoft 365 Copilot and agents".
Bij de studie-ochtend van TRES had ik hier al een start mee gemaakt. Dat kun je teruglezen in mijn vorige blogpost, Mijn Microsoft Fundamentals certificering - waar is Dynamics CRM en ERP gebleven?
Ik ga hier dus verder met dit item vanaf het punt waar ik op de studie-ochtend gebleven was:
We krijgen uitleg over wat agents zijn. Dat zijn software "tools" die ons helpen bij ons dagelijkse werk. Met behulp van AI worden patronen ontdekt en kunnen zaken uitgevoerd en aangevuld worden.
Er volgt een splitsing van de type agents;
Prebuilt agents
Deze standaard "agents' zijn snel in te zetten en zorgen vaak snel voor resultaat.
Voorbeelden van Microsoft die gegeven worden:
- Prompt Coach: het schrijven van een goede prompt vraagt aandacht. Met tips van deze agent kun je daar beter in worden.
- Writing Coach: schrijf je een mail, een verhaal, een whitepaper, deze agent helpt je.
- Researcher Agent: kan op basis van jouw informatie en documenten goede rapporten produceren.
- Analyst Agent: grote datasets, met "reasoning" en Python kan deze agent jouw data (goed) analyseren.
Prompt en Writing Coach zitten al in Microsoft 365 Copilot Chat en SharePoint.
Ready-made Sharepoint site agents
Agents for the everyday business user
Advanced agents
Als je kunt programmeren, dan kun je met deze agents aan de slag. Deze bieden je de mogelijkheid om met 1000+ data-connectoren verbinding te maken.
Hierna duiken we in de agents die beschikbaar zijn in Microsoft 365 Copilot Chat.
Je kunt bepaalde content toewijzen aan een agent om deze beter te maken in zijn werk;
- Web content: agents kunnen vertrouwde websites als bron gebruiken.
- SharePoint content: veel bedrijven uploaden hier hun documenten en beschrijven hier hun processen. Een ideale basis voor een agent die een nieuwe werknemer informatie moet geven over "hoe we bij dit bedrijf werken".
- Copilot connectors: met al deze externe data die gebruikt kan worden, kun je "echt goede" antwoorden verwachten.
Daarna gaan we door met de agents in SharePoint.
SharePoint is een "CMS on steroids", want er zijn heel veel koppelingen en mogelijkheden. In de cursus lees ik dat per dag 2 biljoen documenten toegevoegd worden aan een SharePoint-omgeving en dat er per dag 2 miljoen SharePoint sites aangemaakt worden.
Maar waar staat je data? Daar kun je (dus) agents voor gebruiken.
Er zijn 2 manieren om agents aan te maken;
- Copilot Studio: een overzichtelijk programma waarbij developers en niet-developers agents aan kunnen maken. Werkt voor SharePoint, maar vooral handig als je met andere zaken combineert.
- Agent tool in SharePoint: hiermee kun je een agent maken, maar alleen met zaken die SharePoint-gerelateerd zijn. Moet je extra dingen doen, ga dan naar Studio.
Hierna volgt de uitleg dat Microsoft 365 Copilot en "agents" verschillende dingen zijn;
Copilot is meer "in jouw workspace", agents zijn meer gericht op het uitvoeren van taken of specifieke ondersteuning.
Hierna volgt nog een stukje over security, met zaken die "eigenlijk wel bekend zouden moeten zijn".
- Toegang gelimiteerd en veilig houden: als je een agent zonder input aanmaakt, voer deze uit onder een "managed identity" of een "service account".
- Test veilig voor livegang: zet een agent in een test-omgeving in een sandbox, "testen op productie" is een absolute no-go.
- Zet monitoring op activiteit en stel alarmering in: gebruiker Azure Monitor, Log Analytics en/of andere zaken in om te zien/horen dat zaken fout gaan, zodat je actie kunt ondernemen.
Wat zijn de zaken die fout kunnen gaan?
- Foutieve invoer en hallucinaties: zorg voor "safety checks", validatie door een persoon, geautomatiseerde verificatie.
- UI automatisering die niet zo stabiel is: je moest altijd maar 1 invoerveld vullen en op OK klikken, nu is er een ander verplicht invoerveld bij gekomen... Oeps.
- Over-permissioned credentials: een agent die onder een service-account draait mag vaak "best veel". Zorg dat je dit inperkt tot het absolute minimum.
We gaan naar de abonnementen.
"Hoog over" zijn er 3 types:
- Free chat experience: algemene AI, maar geen toegang tot je bedrijfsdata
- Paid plan: integratie in de MS apps en gebruik in Microsoft Graph
- Copilot Studio: hiermee kan een developer en business-user agents aanmaken
Hierboven op heb je:
- Monthly per user license: makkelijk te beheren, qua kosten makkelijk te berekenen
- Pay-as-you-go-consumption-model: afhankelijk van intensitiviteit van gebruik mag je (flink) dokken
Er zijn nogal wat opties. Free, Paid, Family, Business, Enterprise, CoPilot Studio.
De regels wijzigen nog wel eens. Dit is hoe het op 23 mei 2026 in de tabel op de site staat:
https://learn.microsoft.com/en-us/training/modules/explore-microsoft-365-copilot-agents/5-compare-microsoft-365-copilot-licensing-models
Je hebt de mogelijkheid om te kiezen voor Microsoft 365 Copilot, the monthly license model.
Je betaalt per maand een vast bedrag (voorspelbaar/budgeteerbaar), maar je moet wel goed in de gaten houden of het aantal overeen komt met het echte aantal werknemers.
Maar... als die werknemer geen Copilot gebruikt dan is het een beetje "weggegooid geld...".
Hierna gaan we weer verder met Copilot 365 en agents.
Je kunt voor Copilot bepaalde zaken aan of uit zetten:
- Tenant wide controls: worden vaak uitgezet als er nog aan gewerkt wordt. Snel en simpel, maar geen flexibiliteit als verschillende afdelingen wel of niet klaar zijn voor AI.
- Granular controls: de mogelijkheid om voor Excel bepaalde extra mogelijkheden te bieden.
- Document summarizationa and content generation: Word, Excel, PowerPoint, maar de admin kan dit uitzetten.
- Meeting recaps and transcripts: de admin kan dit aanzetten, maar bijvoorbeeld voor HR uitzetten, omdat het soms "over personen gaan" en je dat niet gedocumenteerd wilt hebben.
- E-mail drafting en summarization: omdat het over "gevoelige data" kan gaan, kan de beslissing genomen worden om deze optie uit te schakelen.
Als je met AI bezig bent, moet je bepaalde "governance zaken" in je achterhoofd houden:
- Data access and sentitivity classification: finance heeft bepaalde vertrouwelijke documenten niet getagged, waardoor ze bij een vraag van iemand anders als bron meegenomen worden.
- Monitoring en auditing usage: als iemand elke keer een samenvatting van (vertrouwelijke) HR documenten wil ontvangen, is dit het teken om daar wat aan te doen.
- Cross-department governance committees: deze groep bepaalt wie-wat mag, in plaats van dat IT de beslissing moet nemen dat Copilot iets wel of niet mag.
Om Copilot op een goede manier binnen je organisatie op te starten is er de Microsoft Copilot Adoption website.
Perform basic administrative tasks for Microsoft 365 Copilot
Even een abonnementje activeren, nieuwe opties aanzetten en "gaan met die banaan", dat is niet hoe je met Microsoft 365 Copilot werkt. Administrators hebben een kritsche rol, ze moeten beoordelen of voor Copilot de juiste licenties afgesloten zijn, betaald en gemonitord worden en ondersteund worden. In deze module kijken we naar die onderdelen.
Microsoft biedt add-on licensies en flexibele pay-as-you-go betaalmodellen. Je hebt dashboards, maar voor "nieuwe mensen die dit gaan doen", kan dit wel eens overweldigend zijn: in Microsoft 365 admin center, Azure portaal, eigen "billing dashboards".
De makkelijkste manier is het toewijzen van licenties aan gebruikers. Een klein bedrijf, alleen de CEO die ermee aan de slag wil gaan: prima. Dit type is meer bedoeld om "te starten", "te testen" en niet de way-to-go als je bedrijf echt met Copilot aan de slag gaat.
- Log in met je admin account op het Microsoft 365 admin center
- Users - Active Users
- Selecteer de gebruiker
- In het profiel, ga naar Licenses and apps
- Zet een vinkje bij Microsoft 365 Copilot en Save changes
De aanbevolen methode is "via groepen". Heb je die gekoppeld aan de groep "Developers" en er komt een nieuwe developer bij: automatisch heeft hij/zij dan een licentie. Het zorgt er wel voor dat je actief je AD moet onderhouden. Als een developer vertrekt, moet je hem/haar hieruit halen, anders blijft de licentie doorlopen..
- Log in met je admin account op het Microsoft 365 admin center
- Groups - Active Groups
- Selecteer de groep
- Selecteer Licenses
- Ga naar Assign Licenses, kies jouw optie en dan Save changes
Een vast bedrag per maand, maar misschien heb je een afdeling die Copilot "zo nu en dan" gebruikt. Dan heb je meer aan een pay-as-you-go policy. Maar.. als iemand Copilot dan een week lang full-pool gebruikt, heb je het risico dat er een hele grote rekening de deur uit gaat.
Bij het configureren van je policies limiteer je de toegang tot bepaalde gebruikers, groepen en/of afdelingen.
In het Microsoft 365 admin center heb je een Billing & usage pagina.
- Billing policies: hier maak en configureer je de betaal-policy. Je koppelt een abonnement aan de policy en geeft aan welke gebruikers hiermee kunnen/mogen werken.
- Pay-as-you-go services: de hierboven genoemde policy kun je hier koppelen aan een Copilot service (bijvoorbeeld Copilot Chat). Hiermee kunnen die gebruikers hiermee werken.
Bij de billing policies kun je een "Set a budget for this policy" instellen, bijvoorbeeld 50 euro per maand. Je kunt daar ook instellen wanneer het budget gereset moet worden: 1e dag van de maand, 1e dag van het kwartaal, 1e dag van het jaar. Je voegt de ontvangers van de budget alerts toe en je kunt ook thresholds instellen (dus dat je een melding ontvangt bij 80% verbruik, 100% verbruik).
We moeten zaken gaan monitoren. Niet alleen om te zien dat bepaalde afdelingen al bijna door hun limieten heen zijn, maar ook om te bepalen of een ander type abonnement misschien beter is.
- Microsoft 365 admin center dashboards: hoog-over overzicht van de plaatsing van de licenties, de datums van vernieuwen, toewijzing en factuurhistorie. Via Billing - Bills & payments zie je de huidige en voorgaande facturen. Via Billing - Licenses zie je de active Copilot licenties en hoe ze toegewezen zijn.
- Azure portaal, hier zie je analyses, budgetten, voorspellingen, alerts en aanpasbare rapportages. Je kunt bijvoorbeeld een grafiek maken die per departement, per maand laat zien wat de kosten zijn. Via Cost Management + Billing - Cost analysis duik je er dieper in.
Het advies is om wekelijks even in het Microsoft 365 admin center te kijken of alles nog goed is en elke maand in het Azure portaal de dashboards en rapportages te bekijken.
Het volgende punt is "wordt Copilot wel gebruikt?", dus het punt van "usage and adoption".
Er zijn nogal wat locaties waar informatie verzameld en gedeeld kan worden, admin reports, Viva Insights Copilot Dashboard, Copilot Service analytics, Graph reports, Power BI templates.
De eerste vraag is:
- Wie heeft een Copilot licentie
- Wie is actief (maakt er gebruik van)
Als je die aantallen hebt ga je naar de vervolgvragen:
- Wie: de laatste activiteit per gebruiker
- Waar: in Outlook, Teams, Word, Excel
- Wanneer: continue gebruik of zo nu en dan een piek in gebruik
Hiermee kun je playbooks maken voor:
- Hertoewijzen van licenties
- Training maken voor gebruikers van een bepaalde app
- Maak een groep van de meest fanatieke gebruikers om ook de rest van de organisatie enthousiast te krijgen
De praktische stappen;
Voor een snelle operationele controle;
- Log in op Microsoft 365 admin cennter als een Global Administrator of een gebruiker met de rechten Reports reader of vergelijkbare rol
- Reports - Usage
- In de lijst van diensten, kies Microsoft 365 Copilot (of Microsoft 365 Copilot Chat) - ga naar tab Usage. Daar zie je Enabled User, Active Users en trends.
Voor een controle op gebruikersniveau;
- Op de Copilot Usage pagina, selecteer de Export knop (rechtsboven op je scherm).
- Hier kun je kiezen om een CSV te downloaden, deze kun je in Excel of Power BI openen.
Op basis van die gegevens kun je besluiten abonnementen aan te passen;
- In het Microsoft 365 admin center, ga naar Billing - Licenses.
- Selecteer de SKU van Copilot en ga hier naar de Users of Groups tab om hier mensen toe te wijzen of te ontkoppelen.
Als die voorgaande controles gingen via de UI. Je kunt dit ook geautomatiseerd doen;
- Gebruik Microsoft Graph reporting API's om elke nacht een export te maken, dit kan met een app die je aanmaakt en voldoende rechten geeft.
Op andere plaatsen is Copilot Analytics beschikbaar. Via Viva Insights' Copilot Dashboard en het Copilot Service admin center voor Dynamics/Customer Service.
In de Viva Insights web app (bereikbaar via insights.cloud.microsoft) kun je naar Copilot Dashboard gaan.
Of je logt in op Dynamics 365, daar open je Copilot Service admin center.
Vervolgens ga je daar naar Insights, dan pagina Manage.
Daar selecteer je Enable Copilot analytics en mogelijk nog een paar andere opties;
In het Microsoft 365 admin center ga je via Settings - Microsoft Viva naar Microsoft Viva Insights.
Daar heb je Copilot Dashboard en kun je Manage minimum group size instellen. Ook kun je daarn een Exclusion list for the Copilot in Microsoft 365 Dashboard uploaden. Je wilt bijvoorbeeld alleen de "echte" statistieken van de developers, dus systeem-accounts, zoekacties van de CEO's zijn niet interessatn.
In Viva Insights analyst experience kun je via Create analysis een analyse aanmaken. Je kunt daar kiezen uit verschillende Copilot sjablonen. Als de dataset klaar is, kun je deze downloaden of koppelen in Power BI Desktop via de Viva Insights connector. Zo kun je bijvoorbeeld in dat dashboard zien wat de mate van adoptie van Copilot binnen je organisatie is.
In het Teams admin center kun je instellen dat Copilot "gepinned" is. Je medewerkers hoeven niet te zoeken, want het staat altijd duidelijk in beeld.
Het volgende onderdeel is "prompt". Het lijkt "alleen maar op een vraag stellen", maar als dezelfde vraag voor meerdere afdelingen/gebruikers relevant is, iedereen een eigen versie moet bedenken en verschillende resultaten krijgt, dan zou het handig zijn dat de organisatie je de standaard kan aanleveren. Hiervoor is er Prompt management in Microsoft 365 Copilot - ah, maar niet wat we willen. Het is namelijk nog steeds "per user", niet organisatiebreed.
Maar als organisatie kun je wel je werknemers aansporen hun "goede prompts" te delen met de collega's, via SharePoint, Teams, Viva Engage.
- Microsoft 365 admin center - Settings - Copilot. Hier kan een admin de hoofdconfiguratie instellen. Welke features beschikbaar, toegang tot data, compliance controls.
- In-app Copilot side panel (Word, Excel, Teams, etc.): elke gebruiker kan hier zijn/haar prompts opslaan.
Acties met jouw prompts:
- Een gebruiker kan via Save Prompt een eigen prompt opslaan.
- Via Settings - Copilot - Prompts kan een gebruiker kiezen voor "Share" om een prompt met een groep of gebruiker te delen. Admins moeten hier wel restrictries op zetten (alleen vertrouwde groepen) om zaken beheersbaar te houden en kopiën van kopiën te voorkomen.
- Via Copilot Scheduler kun je Schedule Prompt doen, waarbij je bijvoorbeeld instelt dat elke maandag om 8.00 uur een Power BI dashboard bijgewerkt wordt.
- Via het overzicht van je Prompts kun je ook voor Delete kiezen om "een oude/niet relevante prompt" te verwijderen.
Een paar tips (open deuren)
- Geef je prompts een duidelijke naam, dus eerst de naam van de afdeling en dan het doel, bijvoorbeeld Finance - kwartaalrapportage
- Geef je prompt duidelijke documentatie. Welke input wordt verwacht en hoe de output eruit zou moeten zien.
- Admins kunnen wel prompt sjablonen aanleveren aan de teams, die ze vervolgens op maat kunnen maken.
Security / governance
Met het delen van prompts zou bepaalde informatie kunnen lekken. Neem dus bepaalde maatregelen om dat te proberen te voorkomen;
- Beheer wie er prompts kan delen: via Microsft 365 admin center, Settings - Copilot - Prompt Policies kun je instellen wie wat mag delen.
- Voer audits uit op het gebruik van prompts: zie wie welke prompt gebruikt. Via het admin center naar Reports - Copilot Usage, daar filteren op prompts. Zo kun je ook snel zien welke prompts mogelijk verwijderd kunnen worden en welke heel vaak gebruikt worden en mogelijk "bedrijfskritisch zijn".
- Bescherm gevoelige data: gebruikers moet geleerd worden dat je geen gevoelige data in je prompts "embed".
Best practises voor Copilot
Vertrouw niet op de Global Administrator rol, die zou je juist zo weinig mogelijk moeten gebruiken.
Als iemand alleen de licenties hoeft te beheren, heeft hij/zij voldoende aan de License Administrator rol.
- Bescherm je factuurgegevens. Als iemand wachtwoorden moet kunnen resetten, geef deze beperkte rechten, zodat hij/zij niet je abonnement aan kan passen en/of betaalinformatie kan bekijken.
- Beheer toewijzing van licenties. Zoals hierboven al genoemd, die persoon heeft voldoende aan rol License Administrator.
- Een compliance controleur moet audit logs kunnen bekijken om te zien hoe Copilot gebruikt wordt. De Compliance Administrator rol is voldoende.
- Delegeer IT ondersteuning, in grotere bedrijven beheren sommige afdeling hun eigen IT-zaken. Bijvoorbeeld HR die gebrukers aan kan maken en verwijderen - daar is de User Administrator rol voldoende.
Het komt nog wel eens voor dat gebruikers Copilot niet kunnen vinden. Dit kan komen doordat een gebruiker niet de juiste licensie heeft, de rechten nog niet goed doorgevoerd zijn in het systeem of omdat er verouderde apps gebruikt worden: alleen de recente builds van Microsoft 365 apps voor Enterprise ondersteunen Copilot.
Communicatie. Communicatie.
IT teams moeten gebruikers goed op de hoogte brengen als gestart wordt met Copilot. Wat kan het, maar ook tussentijdse communicatie over updates, nieuwe features. Ook uitleg wat je moet doen als je tegen problemen aanloopt. Een eigen Copilot FAQ voor het bedrijf is een optie.
- Email announcements: hou mensen "in the loop".
- Training sessions: demonstraties van hoe het werkt en vragen beantwoorden.
- Support documentation: een eigen SharePoint pagina, een WIKI.
Perform basic administrative tasks for Microsoft 365 Copilot agents
In dit item wordt gestart met het maken van een eigen Copilot Chat Agent.
Er zijn 2 plaatsen waar je dit kunt doen:
- Copilot Studio 'lite' experience: voor business-users die niet kunnen programmeren.
- Copilot Studio 'full' experience: voor software developers.
We kijken eerst naar 'lite'.
- Via de Describe tab geef je in tekst door wat je wilt.
- Via de Configure tab ga je zaken inregelen.
Je kunt switchen tussen deze tabs. Het advies is om via de Describe tab jouw agent te testen.
Via Configure kun je jouw agent een icoon geven. Dat is een .PNG, max 1 MB.
Je kunt tot 20 bronnen toewijzen aan de agent.
Sommige bronnen, daar kun je misschien niet bij;
- Web content access: als een admin dit op tenant-niveau uitgezet heeft, is deze optie niet beschikbaar.
- SharePoint access: als Restricted SharePoint Search actief is, kun je SharePoint niet gebruiken. Meer informatie hier. https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/restricted-sharepoint-search
- Beschikbaarheid bestanden: de agent moet data inlezen, dus je kunt soms nog niet direct zoeken. Via de tab Knowledge kun je zien of bestanden nog aan het laden zijn (Preparing).
Code interpreter en Image generator staan standaard uit. Zet je ze aan, dan kun je python code acties laten uitvoeren en afbeeldingen werken met DALL-E technologie.
Met "Starter prompts" kun je gebruikers op weg helpen.
In Microsoft 365 Copilot Chat kun je een ongelimiteerd aantal starter prompts toevoegen.
Maak een SharePoint agent.
Als je dit wilt doen, moet je Edit-rechten voor de site of documentbibliotheek in SharePoint.
Er zijn een aantal plaatsen om te starten:
- SharePoint homepage
- Command bar of document bibliotheek
- Context menu van een geselecteerd bestand
- Het chat panel van een agent
Je kunt hier maximaal 3 starter prompts instellen.
Toegang en rechten op agents.
Het hebben van toegang tot Copilot Chat geeft je niet meteen het recht om agents aan te maken, aan te passen. Dit vereist een Copilot Studio licentie en de juiste rol(len) in Power Platform.
Het eerste deel gaat over licenties, dat hebben we wel gehad.
Het tweede deel gaat over het Power Platform admin center. Daar kun je rechten instellen. Hier stel je in of een gebruiker een agent kan gebruiken of dat ze ook zelf agents aan kunnen maken en beheren.
Met security groups uit de AD kun je het een stuk overzichtelijker/makkelijker maken.
Agents die in Copilot Studio gemaakt worden worden opgeslagen in de Power Platform omgeving, met eigen rollen en rechten. Environment Maker (kan apps aanmaken en beheren), Environment Admin (volledige controle).
Basic User: alleen interactie.
De agents draaien in hun eigen omgeving, gebruikers uit omgeving A kunnen dus niet bij de agents die in omgeving B zitten (tenzij expliciet toegewezen).
Het beheren van agents kan in het Microsoft 365 admin center door de AI Administrator of Global Reader (view-only, no edit).
Een agent doorloop de flow van Submission - Review - Decision.
Bij de beoordeling zijn meerdere partijen betrokken.
Administrators (de gate-keepers), business owners (uitleg waarom iets nodig is), security en compliance officers (dit is niet veilig, dit moet anders).
Je kunt ook de updates beheren en als een update helemaal in het honderd loopt, kan een administrator terug naar een vorige versie.
Monitoring
Naast het feit dat je wilt zien hoe zaken gebruikt worden, wil je meer zaken zien.
User adoption levels, performance metrics en error tracking.