Power Platform Fundaments, mijn 6e Microsoft Fundamentals certificering. Ik was gestart met item 1 en 2, vervolgens met item 3 en 4 en daarna heb ik op een zondagmiddag de modules doorgenomen die onder item 5 vielen.
Die items bespreek ik in dit blog. Vervolgens heb ik op de overzichtspagina mijn examen aangevraagd.
Item 5: demonstreer de mogelijkheden van Microsoft Power Automate
Met Microsoft Power Automate kun je herhalende taken automatiseren en -workflows- optimaliseren. Je hebt desktop-flow, cloud-flows en process mining integraties waarmee je kunt analyseren wat jouw processen zijn en hoe je die kunt optimaliseren.
We beginnen met proces mining. Met "echte data" wordt in kaart gebracht hoe zaken echt werken, niet hoe iets in (verouderde) documenten beschreven is.
Bijvoorbeeld door een heldere visuele presentatie van workflows. Onder andere door data te analyseren uit andere producten zoals ERP en CRM (de onderdelen van mijn volgende examens).
Zo zou je aanname kunnen zijn dat orders -altijd- via bepaalde flows binnenkomen, maar zie je hierdoor dat er soms ook op andere manieren orders aangemaakt worden. Waardoor bijvoorbeeld verplichte data mist. Ook vertragende factoren komen zo beter in beeld (waarom pas een factuur na 7 dagen in plaats van maximaal 2?). Als je alles binnen het Microsoft-systeem houdt ( ah, goede verkoopstrategie ;) ) kun je ook voor de wat minder technische gebruiker(s) dit inzichtelijk maken via de low-code aanpak.
Overzicht van hoe het werkt:
- Visualise processes: er worden kaarten aangemaakt die de exacte flow van taken weergeven, ook de afwijkende.
- Customize reports: je kunt op maat gemaakte rapportages maken die gericht zijn op bepaalde onderdelen, zoals verwerkingstijd of foutenpercentage.
- Compare workflows: je kunt verschillende workflows naast elkaar leggen om uit te zoeken welke "de beste" is.
- Monitor Key Performance Indicators (KPI): hier worden managers erg blij van. Met dashboards kun je de KPI's tonen, zoals cycle time, doorvoer en/of compliance rates.
Cloud flows.
Deze flows automatiseren workflows en voeren 1 of meer taken uit nadat er een trigger geactiveerd is. Deze zijn er om herhalende taken en processen te automatiseren tussen clouddiensten, applicaties en platformen. Dit kunnen automatische e-mails, synchroniseren van bestanden of andere acties zijn.
Voorbeelden hiervan zijn:
- Automatische e-mailrespons: je krijgt vaak vragen van klanten via de mail, met deze flow kun je een gepersonaliseerd antwoord sturen. Als er een vraag komt over "is product X nog beschikbaar", dan kan een antwoord met relevante data teruggestuurd worden.
- Synchroniseren van bestanden tussen platformen: stel dat je met Google Drive en OneDrive werkt. Je wilt bestanden op beide omgevingen beschikbaar hebben (omdat een deel van je werknemers met Windows werkt, een andere met Apple). Bij het toevoegen van een bestand op 1 van de omgevingen, kan de flow zorgen dat deze automatisch naar de andere omgeving wordt gekopieerd.
- Triggeren van notificaties op basis van acties: bijvoorbeeld in Microsoft Planner, als een taak op status -complete- gezet wordt, kun je zorgen dat bijvoorbeeld de projectmanager via Teams of e-mail op de hoogte wordt gebracht.
De verschillende soorten:
- Automated flows: op basis van een trigger wordt een actie of acties uitgevoerd.
- Instant flows: handmatige acties, bijvoorbeeld door het aanklikken van een knop.
- Scheduled flows: specifieke tijd of interval, bijvoorbeeld het maandelijkse verkooprapport genereren.
Voordelen:
- Cross-platform integratie: Outlook, Sharepoint, Salesforce en veel andere producten worden ondersteund.
- Event-driven automation: real-time acties op basis van een event.
- Scalability: je kunt simpel beginnen en in de loop van de tijd jouw schema's steeds meer uitbreiden.
Desktop flows.
Deze acties vinden plaats op jouw computer.
Voorbeelden hiervan zijn:
- Automatisch organiseren van je bestanden: niet elke keer zelf dat bestand verplaatsen naar de map -Facturen-.
- Data uit websites halen: desktop-flows kunnen scrapen en de data in Excelbestanden zetten.
- Interactie met legacy applicaties: je kunt bijvoorbeeld geautomatiseerd data laten invoeren in jouw legacy app.
De acties voor de cloud, die hoef je niet allemaal zelf te bedenken, er zijn namelijk heel veel sjablonen beschikbaar, die kun je zo gebruiken.
- Bespaar tijd door oplossingen te gebruiken die al gemaakt zijn.
- Gebruikersvriendelijk en beschikbaar.
- Naadloze integratie met populaire applicaties zoals Microsoft 365, Slack.
- Triggers: er gebeurt iets, dat is de start van het proces.
- Actions: definieer wat er op basis van die trigger moet gebeuren.
- Connectors: de brug tussen Power Automate en de triggers en actions.
Type acties:
- Data operation: filter de data, parse JSON-data naar objecten.
- Connector-specific actions: stuur een mail via Outlook, maak een pagina in Sharepoint aan.
- Control actions: je kunt voorwaarden instellen, loops toevoegen, parallelle branches aanmaken. Bijvoorbeeld: kijk of er een bijlage bij de mail zit, zo ja, dan opslaan in OneDrive (en anders niet).
- Custom actions: eigen acties met HTTP requests of eigen connectoren die met API's kunnen communiceren.
Loops: herhaal acties meerdere keren, bijvoorbeeld om door een lijst heen te bladeren, om zo iedereen in deze lijst een mailtje te sturen.
- Apply to each of Do until (tot een bepaalde match actief wordt en je de rest niet meer verwerkt).
Branching: hier voeg je keuze-items toe, waardoor je bijvoorbeeld verschillende type mails kunt versturen.
- Condition control (als Ja dan optie 1, anders optie 2), switch control (soort conditional, maar dan meerdere opties) en parallel branching: meerdere acties kunnen gelijktijdig uitgevoerd worden (stuur een mail naar de klant én zet een bericht in Slack).
Sommige acties, daar is goedkeuring (approval) voor nodig. Je kunt kiezen voor "create an approval", hier wordt niet op gewacht. Dit goedkeuringsverzoek kun je annuleren. Je kunt die combineren met de actie wait for an approval.
Dan heb je de combi-actie start and wait for an approval.
Goedkeuring kan op verschillende manieren:
- Everyone must approve. Als 1 het afkeurt is het volledige verzoek afgekeurd.
- First to respond. Maar 1 nodig om goed- of af te keuren.
- Custom responses. Zo kun je niet goed- of afkeuren, maar ook de optie -meer informatie nodig- toevoegen.
- Wait for all responses. Als 9 het goed vinden, maar nummer 10 niet, dan kan op basis van een rule (meer dan 50% voor, dan goedgekeurd) gezorgd worden dat deze goedgekeurd wordt.
Je kunt reageren via Outlook, via Teams, via de Power Automate App, via Sharepoint of via Microsoft Forms.
Demo.
Uitleg over de interface van Power Automate. Daarna komt de Power Automate mobile app aan de beurt.
- Toegang tot workflows.
- Beheer approval requests (verzoeken tot goedkeuring).
- Maak en bewerk flows.
- Ontvang notificaties.
- Bekijk de performance van je workflows.
- Wissel tussen omgevingen (test/productie).
Er zijn nogal wat flow-acties voor de Desktop-versie. Een lijstje met de vaak gebruikte componenten:
- Acties op mappen en bestanden. Mappen aanmaken, bestanden verplaatsen.
- Web automation acties. Open een browser, klik op links.
- UI automation acties. Interactie met desktop applicaties, bijvoorbeeld het vullen van bepaalde tekstvelden.
- Excel acties. Onder andere Excel openen, bepaald werkblad openen en daarvan data uitlezen.
- E-mail acties. Bijvoorbeeld mails versturen (of ontvangen).
- Systeem acties. Meldingen tonen, applicaties starten, pc afsluiten.
- Conditonals en loops. Op basis van criteria bepaalde acties uitvoeren of juist andere acties uitvoeren.
- Variables en data manipulatie. Data opslaan en bewerken.
- Scripting en eigen code. Python-code uitvoeren, javaScript uitvoeren.
De laatste module gaat over het bouwen van een Power Automate flow.
Hierin onder andere een opdracht die je zelf kunt doen. Die sla ik even over, mocht ik die later alsnog willen doen, dan is dit de link.
Als je een flow ontworpen hebt, dan wil je ook zeker weten dat ie werkt.
Met Flow checker kun je een test-run uitvoeren.
Je kunt vervolgens handmatig gaan testen. Als er een actie uitgevoerd wordt als er een e-mail binnenkomt, kun je zelf een mailtje naar die mailbox sturen.
En je kunt ook met -historische data- testen. Hiermee kun je ook snel testen of aanpassingen die je gedaan hebt invloed hebben, iets wat 2 weken geleden nog goed werkte zou hierdoor bijvoorbeeld een fout kunnen opleveren.
Met static result configuration kun je delen van flows testen. Als iets een kwartier duurt, dan kun je een deel wat 2 minuten duurt doorlopen.
Dit kan doordat je bepaalde resultaten zelf "mockt".
Als je een flow hebt, is het van belang dat je deze monitort voor performance. Iets wat nu 1 minuut duurt, zou over een maand 10 minuten kunnen duren. Met monitoring had je tussentijds al gezien dat de tijd langzaam maar zeker oploopt.
Ook kun je op basis daarvan besluiten bepaalde acties simpeler te maken of misschien uit het proces te halen. Ook zie je of je qua security goed zit (iemand die niet geauthentiseerd is, kan een bepaalde actie doen: wat??) of een IBAN-nummer wordt ergens gedeeld: dat wil je niet. En je krijgt inzicht in gebruikerspatronen, flow wordt nooit uitgevoerd en dan ergens rond het middaguur wordt ie full-pool aangeroepen.
Je hebt ingebouwde analytics waarmee je gegevens kunt monitoren.
- Flow usage: het gebruik.
- Error analysis: welke fouten treden op, hoe vaak en wanneer was de laatste keer dat het proces fout ging?
- Execution history: grafiek van afgelopen 30 dagen met succes/fouten overzicht.
Met process mining krijg je inzicht.
- Analyseer performance.
- Hou wijzigingen in de tijd bij.
- Toegang historische data.
Meer hierover lezen kan in het onderdeel improve cloud flow with process insights.
De flow die je maakt, die pas "jij" aan. Het kan handig zijn dat meer mensen er mee kunnen werken.
- Co-ownership: iemand anders mag er ook bij en zaken aanpassen.
- Run-only permissions: iemand anders kan de flow uitvoeren. Kan alleen bij "instant flow".
- Send a copy of a flow: hij hebt de main versie, maar iemand anders kan de kopie krijgen. Handig om als bedrijf alle afdelingen een versie te sturen.
ZORG WEL DAT ER GEEN SENSITIVE DATA IN STAAT! Als je de flow deelt, zit dat er namelijk ook in. Een verzonden kopie kan niet meer ingetrokken worden.
Copilot kan je ondersteunen. Als een flow uit subflows bestaat kan het onduidelijk worden. Je kunt Copilot vragen om uit te leggen wat al die stappen doen. Link.
Copilot kan je ook helpen met de historische data. How many flows failed a week ago is een vraag die je kunt stellen. Link.
Als je een oude applicatie hebt en je wilt automatisch daarin records aanmaken, dan kun je Copilot gebruiken om er een Desktop-flow van te maken.
Met AI-recorder worden je stem, toetsenbord, muis en scherm opgenomen en wordt op basis daarvan een flow gemaakt.
Meer uitleg kun je hier vinden.
---
Op 24 maart naar Startel in Drachten, examen gedaan. Redelijk snel klaar, je moet minimaal 700 punten behalen, ik had er 850. Dus weer een Fundamentals certificaat "in the pocket", door met mijn laatste certificeringen!