Het elfde deel, verwachte tijd: een klein half uur.
Dit deel gaat over het optimaliseren van je processen met process advisor.
Binnen veel bedrijven is het de bedoeling dat je efficiënt werkt. Met process advisor heb je een proces wat jou acties observeert en dat documenteert. Tevens krijg je advies uit bottlenecks en krijg je adviezen over bepaalde automatisering van processen.
Het neemt op je desktop op wat er gebeurt. En als zaken lang duren of via heel veel verschillende paden uitgevoerd worden, dan krijg je automatisch aanbevelingen.
Er volgt uitleg over het installeren van zaken, daarna gaan we onze eerste opname aanmaken.
Via Desktop recorder wordt bijgehouden welke acties uitgevoerd worden.
Opmerking hierbij is dat je via de muis naar een volgend veld moet gaan en niet het toetsenbord moet gebruiken.
Je kunt de opname pauzeren (komt mail tussendoor) en ook acties verwijderen (foutje, die moet eruit).
En ook hier geldt: rustig aan je acties doen, anders kan deze gemist worden in de opname.
Hierna gaan we naar het bewerken van opnames en het groeperen van acties.
In je online omgeving heb je de opnames beschikbaar. Die kun je aanpassen (zaken eruit halen) en je kunt acties samenvoegen tot "activiteiten". Dat is de basis voor de analyse.
Ook kun je bij het aanpassen nog screenshots weg gooien, mochten daar persoonlijke gegevens in staan.
Die screenshots zijn alleen voor visuele ondersteuning en dus niet nodig voor het analyse-proces.
Na het groeperen kun je boel op "ready to analyze" zetten.
Na analyse krijg je een process map te zien. Hier zie je de losse activiteiten, de volgorde, hoe lang iets duurt.
In het andere deel zie je het aantal opnames, aantal variaties, gemiddelde tijd en een datum-filter.
In het volgende blokje zie je in een staaf-diagram de verschillende varianten en de tijd die daarmee gemoeid gaat.
Vervolgens kun je de zaken per variatie bekijken en blijkt hier dus dat de andere mensen snel via copy-paste de data vullen, terwijl hier persoon X alles zelf met het handje intypt (en dus 5x zo lang bezig is).
In de process map zie je bij sommige blokjes een blauw rondje. Dat is het advies om die stap(pen) te automatiseren. Door erop te klikken kom je in een nieuwe cloud flow en kun je dat inrichten.
Ook Power Automate voor Desktop kan als connector gebruikt worden!
De vragen. Niet heel veel informatie in dit blok, maar toch overheen gelezen. Want "hoeveel opnames heb je nodig om een analyse uit te voeren?". Logisch gezien zou ik zeggen: minimaal 2.
Volgende vraag is welke rol een andere gebruiker moet hebben om opnames aan jouw proces toe te voegen. Dat heb ik nergens gelezen. Contributors en co-owners klinkt wel logisch.