Je hebt internet via ADSL of de kabel en hebt daardoor automatisch een e-mailadres bij KPN (@planet.nl, @hetnet.nl) of Ziggo (of vroeger bij UPC-Chello @upcmail.nl, @ziggo.nl). Omdat je ook nog wel een grotere mailbox wilde hebben heb je een account bij Microsoft (@hotmail.com, @outlook.com), Google (@gmail.com) of bij Apple (want toen je een nieuwe iPhone of iPad kocht dacht je, vooruit, bij het aanmaken van het account ook maar meteen aan een @me.com mailadres hangen). En omdat je Windows 10 installeerde en daar ook een beetje gedwongen werd om een account aan te koppelen heb je daar ook je @outlook.com account aangehangen (of een nieuwe aangemaakt).
Ten eerste, de mensen met een eigen bedrijf en ZZP-ers.
Wat is de eerste indruk die mensen van je krijgen? Je presentatie. Als je schilder bent, iemand spreekt je aan omdat zijn huis wel wat onderhoud kan gebruiken, geef je hem/haar dan een kladje papier met daarop jouw e-mailadres gekrabbeld? En is dat dan een e-mailadres als "info@topschilders.nl" of "pietjepuk32873@ziggo.nl"? Als ik dat 2e mailadres zou zien, kun je best een prima schilder zijn, maar is de eerste indruk "wat een beunhaas". En ook dat gekrabbelde papiertje. Kom op, je kunt ze zelf maken of via bijvoorbeeld Vistaprint misschien wel "standaard" kaartjes laten maken, maar dan is het tenminste wel een stevig en netjes visitekaartje!
Ten tweede, de "gewone" man/vrouw
Het lijkt overbodig om als gewone particulier een eigen domeinnaam te registreren. Waarom zou jouw moeder van 70 jaar dat moeten doen? Ook hier weer, omdat als je een domeinnaam registreert, je niets met een website hoeft te doen, maar daardoor wel een mailbox of meerdere mailboxen aan kunt maken met die domeinnaam, margriet@familiedevries.nl bijvoorbeeld. Want hoewel sommige mensen meteen na het lezen van een e-mail deze verwijderen, gebruiken heel veel mensen de mailbox als een soort archief. Even snel terugzoeken wanneer je een e-mail van iemand ontvangen hebt. Of in je verzonden items (ruim je die wel eens op?) even controleren of je nu wel of niet een e-mail met de vakantiefoto's verzonden had.
Eerste probleem: je mailbox is niet meer bereikbaar / gehackt
Sommige mensen vinden het prima om een onderneming te hebben en dan een @gmail-adres te gebruiken. Behalve dat ik het niet professioneel vind staan, worden je gegevens in de Verenigde Staten opgeslagen (offertes die je via de mail stuurt, adresgegevens?) en nog belangrijker: wat als je account gehackt wordt? Heb je backups? Staat je hele administratie in je mailbox? Weet jij hoe je in contact met GMail (wederom, in Amerika dus) kunt komen om weer bij jouw gegevens te kunnen komen als je er niet meer bij kunt?
Waarschijnlijk heb je hier niet over nagedacht, omdat het allemaal zo gemakkelijk gaat en werkt. Pas op het moment dat er problemen zijn kom je erachter dat het misschien toch niet zo handig is. Een ander voorbeeld is bijvoorbeeld Github, een systeem waarin je jouw software kunt opslaan en zo versiebeheer kunt toepassen. Heb je een fout in de code gemaakt, dan kun je dat relatief simpel weer herstellen. Maar dan moet je wel bij Github kunnen komen. Op internet las ik artikelen over Iraanse developers die door sancties van Amerika niet meer bij hun projecten konden komen. In hoeverre dat waar is, dat weet ik niet. Maar als je er over nadenkt, kan het natuurlijk wel. In Europa zijn we over het algemeen wat constructiever met onze opstelling jegens Iran, stel dat de Verenigde Staten op een bepaald moment zegt: landen die het niet eens zijn met onze opstelling jegens Iran krijgt geen toegang meer tot bepaalde diensten.
Dat zijn redelijk rigoureuze acties, het kan natuurlijk ook zijn dat er een DDOS-aanval uitgevoerd wordt. Doordat er zoveel requests op een website afgevuurd worden, kunnen mensen die echt hun e-mail willen controleren er niet bij. En als dat lang duurt, dan kan dat heel vervelend zijn. Dit is bij de meeste mensen wel bekend doordat de banken er soms last van hebben (en net op het tijdstip als je via telebankieren die concertkaartjes wilt kopen...).
Tweede probleem: je mailbox is de toegang naar andere websites
Bij bijna elke dienst die je afneemt (of als je contact wilt hebben) geef je jouw e-mailadres op. Handig als je jouw wachtwoord vergeten bent voor Facebook, even via wachtwoord vergeten een reset-mailtje toe laten sturen en je kunt er weer in. Maar als iemand in jouw mailbox kan komen, kan hij/zij dus ook op die manier jouw wachtwoord aanpassen. Dus kon je eerst niet meer in je mailbox komen, even later kun je ook niet meer in Facebook komen en krijg je via/via te horen dat mensen vervelende berichten vanaf jouw Facebook-account krijgen. Is het dan niet veel handiger dat je een eigen mailaccount hebt, gewoon in Nederland en dus ook via een Nederlandse support-desk dit kunt melden om zo te proberen de schade beperkt te houden?
Praktijkvoorbeeld gehackt account
In 2011 vroeg een kennis mij of ik hem kon helpen. Zijn @hotmail.com account was gehackt. Je kunt alternatieve mailadressen instellen, maar die had die hacker natuurlijk ook al aangepast... We hebben toen via Windows Live Help een aanvraag gedaan om dit te herstellen. Omdat natuurlijk iedereen die vraag wel kan stellen, krijg je een rits controlevragen. En ook al is het dan je eigen account, je kunt niet meer in je inbox, dus weet jij nog welke mappen er allemaal waren? Het was een wat oudere computergebruiker, hij kwam er niet uit, ik heb vervolgens een stevige mail naar Microsoft gestuurd en daarmee hadden we geluk, het is hersteld. Dit in een tijdsspanne van 31 maart tot 3 april. Dus zeg maar dat je 4 dagen niet bij je mail kon komen (en wat heeft degene in die tussentijd met je mail gedaan....).
Ik kan er zo niets meer van terug vinden, maar die vraag heb ik later nog een keer gehad. Toen is het niet gelukt, oftewel, je kunt er niet meer bij! Je kunt wel denken dat die buurjongen een handige IT-er is, maar als Google, Microsoft of andere partij jouw verzoek niet overtuigend genoeg vindt blijft de hacker de eigenaar van jouw mailbox en ben jij je mails/contactgegevens voor altijd kwijt...
Praktijkvoorbeeld spam-mails
Ook ik heb in het verleden een mailadres bij Microsoft en Google geregistreerd. Niet zo'n moeilijk mailadres, pas veel later blijkt er ook één of andere negroïde Amerikaanse rapper te zijn die de naam als artiestennaam gebruikt. Ik weet niet of het daardoor komt, door botjes, of door vervelende gasten, maar regelmatig krijg ik felicitatiemails dat er weer een Instagram-account aangemaakt is, de factuur van mijn taxiritje in Detroit, het Netflix-account wat aangemaakt is, mijn Paypal-account op naam van "Jennifer". Eerst denk je dat het phishing-mailtjes zijn (sommige zijn dat ook), maar bij sommige, als je daar een "wachtwoord vergeten-mail" opvraagt, bijvoorbeeld bij Paypal, dan krijg ik ook een echt reset-mail. Maar omdat het ook nog aan een mobiel nummer gekoppeld zit o.i.d. kan ik het account niet verwijderen. Natuurlijk is dat een fout bij die websites, iedereen kan daar wel een e-mailadres invullen, die moet je dan eerst nog valideren en dat doen ze (schijnbaar) niet. Dan is het toch beter om een @goedmailadres.nl - account te hebben dan een @gmail.com of @hotmail.com adres, omdat die domeinnamen algemeen bekend zijn en dus sneller gebruikt zullen worden voor misbruik.
Lapmiddelen
Als je nu nog een @gmail.com of @hotmail.com of ander mailadres hebt, zorg dan in ieder geval dat je 2-factor-authentication ingesteld hebt! Als een onbekend iemand probeert in jouw mailbox in te loggen, dan moet je ook nog een controlegetal invullen. Dat getal kan alleen jij invoeren, omdat je dat via een app (of SMS?) op jouw telefoon doet. Voor Google: regel het hier en voor Outlook: regel het hier.
Eigen domein aanvragen
Zelf heb ik meerdere domeinnamen in bezit, ook bij verschillende bedrijven. Bij al deze bedrijven heb ik wel eens contact gehad met de support-afdeling en ik kan daarover zetten, ik ben altijd snel, netjes en goed geholpen. Geen lange maildiscussies, maar goede uitleg en snelle acties.
Hierbij even een pakket wat je zou kunnen aanschaffen en de prijs zoals die geldt op 4 mei 2020. Soms heb je het niet door, maar kun je snel wat data verbruiken. Stel dat je met iemand in een mail-gesprek zit en een PDF-bestand van 5MB elke keer meestuurt, hij gaat 5x heen en weer. Dan staat hij in jouw "verzonden items", "inbox", "verzonden items", "inbox", "verzonden items", in totaal dus 25MB. Ruim jij die mails meteen op of denk je "ik ben nu druk, ik doe het later wel"? In dat geval zal die 25MB er volgende maand nog wel staan ;)
Strato: PowerWeb Mini, 6,-- euro per jaar, 1 GB mailruimte, 2 GB voor website, gratis SSL certificaat - goedkoopste pakket
Strato: PowerWeb Starter, 36,-- euro per jaar (+ 5 euro 1e jaar), 20 GB mailruimte (2.000 postvakken), 10 GB voor website, gratis SSL certificaat - daarop volgende pakket
TransIP: Pakket S, 43,56 euro per jaar (1e jaar, volgende jaren 72,60 euro per jaar), 10 GB opslag (5 postvakken)
VDX: Pakket E-mail only S, 12,-- euro per jaar, 512 MB mailruimte, 1 e-mailadres - goedkoopste pakket
VDX: Pakket webhosting S, 60,-- euro per jaar, 10 GB mailruimte, 10 postvakken - daarop volgend pakket
Sohosted: Standard, 47,40 euro per jaar, 50 GB schijfruimte, onbeperkt aantal postvakken - goedkoopste pakket
Let op, bovenstaande zijn alleen de hosting-pakketten. Hiernaast zul je ook nog een domeinnaam moeten registreren, dat kost rond de 15 euro per jaar.
Het bovenstaande geldt natuurlijk niet alleen voor jezelf. Het kan ook zijn dat je familieleden hebt die regelmatig problemen hebben en die je dan "moet" helpen. Als jij de mailaccounts beheert kun je ook makkelijk een wachtwoord-reset voor die persoon uitvoeren. Handig als je ouders wat ouder zijn en wat minder "computervaardig".